3 前項の記録は、第三者から個人データの提供を受けた都度、速やかに作成しなければならない。ただし、第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供を受けたとき、又はその確実な見込みがあるときは、一括して作成することができる。４ 本学は、前二項により作成した記録を、次の各号に応じて保存しなければならない。⑴ 第２項ただし書きに基づき契約書等で記録に代えた場合 最後に個人データの提供を受けた日から起算して１年を経過する日まで⑵ 前項ただし書きに基づき一括して記録を作成した場合 最後に個人データの提供を受けた日から起算して3年を経過する日まで⑶ 前二号以外の場合 当該記録を作成した日から3年間 （保有個人データの本人への周知）第２４条 本学は、保有個人データに関し、次に掲げる事項を本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）に置くものとする。 ⑴ 本学の名称 ⑵ 全ての保有個人データの利用目的（第１3条第5項第１号、第２号に該当する場合を除く。）⑶ 保有個人データの利用目的の通知請求（次条）、開示請求（第２6条）、訂正等の請求（第２9条）、又は利用停止等の請求（第30条）に応じる手続（請求等に係る手数料を含む。）⑷ 保有個人データの取扱いに関する苦情や問い合わせの申出先（利用目的の通知請求）第２5条 本人は、自己に関する保有個人データの利用目的の通知を請求することができる。請求は、代理人によってもすることができる。２ 前項の請求は、学生証、職員証、身分証明書、代理権を有することを証明する書面等により本人又は代理人であることを明らかにし、本学の定める所定の請求書を、本学の定める手数料とともに保護管理者に提出して行わなければならない。3 保護管理者は、第１項の請求を受けたときは、本人に対し、遅滞なく利用目的を通知しなければならない。ただし、次のいずれかに該当する場合は、この限りでない。 ⑴ 前条第２号の規定により保有個人データの利用目的が明らかな場合 ⑵ 第１3条第5項第１号、第２号に該当する場合 - 143 -第5章 保有個人データの開示、訂正、利用停止等
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